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关于转发《河南科技学院内部控制审计报告》的​通知
2019-03-08 10:42  

全校各单位:

我校委托中兴财光华会计师事务所(特殊普通合伙)河南分所对我校内部控制进行审计,并出具《河南科技学院内部控制审计报告》(以下简称“报告”)。根据《河南科技学院审计整改工作实施办法(试行)》(党办字﹝2018﹞16号)、《关于开展学校内部控制审计的通知》(校办字〔2018〕21号)中“内部控制审计工作方案”的要求,进入“内部控制缺陷的整改”和其他后续工作。为建设更加完善的内部控制治理体系,现将“报告”进行转发,请各单位根据本单位管理中的实际问题,结合“报告”揭示的缺陷和风险,审查本单位内部控制建设体系中内部控制流程是否存在设计不足、控制不全、制度欠完善、执行不全面、运行不畅(繁琐、冗余、效率低下)等与现代高效管理要求不符的现象,并据此提出在全校范围内进行后续整改的意见。现将有关事宜通知如下:

一、正确认识,高度重视,全面审查涉及本单位的内部控制流程的建设和运行情况

(一)高等学校必须重视内部控制管理体系的建设

随着国家经济发展进入新常态,高等教育发展也进入了以全面深化改革为动力、提质增效的新常态阶段。新常态下的大学管理层必须转变理念、改变办法,通过内部控制的建设,建立符合现代高等教育发展规律和要求的治理体系,为大学的健康发展提供有力的制度保障。

建立健全经济活动的内部控制体系,是国家对高校经济运行监控的强制性要求。2012年,财政部发布了《行政事业单位内部控制规范(试行)》,要求高校建立健全内部管理制度,提高内部管理水平,规范内部控制,加强廉政风险防控机制建设,通过制定制度和实施措施,规范经济运行的执行程序,对经济活动的风险进行防范和管控。经济活动的内部控制从管理类别上分财务、房产、设备、物资采购等不同的内部控制子体系;从重要性上分一般性经济事项控制、重大经济事项控制等不同的控制运行方式;从风险评估和流程控制上分“学校单位”和“业务”两个层面,业务层面包括预算、收支、采购、资产、建设项目、合同、科研等不同的业务类型。

依据《内部审计实务指南第4号――高校内部审计》的审计规范要求,高等学校还应该依据高等教育和管理规律,加强教学管理和科研管理内部控制体系建设,合理配置和使用教学资源、降低教学风险、依规开展教学活动,完善科研资产和知识产权的管理、降低科研风险、保证科研活动依规开展,全面提高教学和科研工作的有效性和高效性,以达到高等教育的教育教学目标。

(二)准确把握我校内部控制体系建设的现状

依照《河南省教育厅关于印发省教育厅部门属预算单位内部控制建设工作方案的通知》(教财〔2016〕737号)要求,我校从2016年开始全面建设内部控制体系工作,成立了以校长为组长、副校长为副组长,校长办公室、监察处、人事处、财务处、资产处、审计处、基建处等相关职能部门负责人为成员的内部控制建设领导小组,研究制订了《河南科技学校内部控制建设工作方案》,聘用中兴财光华会计事务所(特殊普通合伙)河南分所为我校做内部控制建设基础性评价,于2017年12月建成《河南科技学院内部控制管理手册》(含附录)、《河南科技学院内部控制评价手册》并在全校实施。2018年审计处把内部控制审计列为重点审计项目,11月开始受委托审计的会计师事务所审计人员进驻学校开始审计,至形成审计报告时,第一阶段任务已经完成。

一年来,我校的内部控制体系建成后,对规范学校管理和经济活动运行流程起了较好的作用,一些单位据此对不符合现代管理要求的制度进行了修订。但是,我们也应该看到,许多单位并没有十分重视内部控制工作,没有认真研究《内部控制管理手册》和《内部控制评价手册》中关涉及本单位经济运行的相关规定和流程,导致运行受阻、效果缩减。

“报告”对我校的内部控制建设和运行情况进行了全面的评价,充分肯定了工作成绩,同时也查找了仍然存在的风险并对存在缺陷的类型和程度进行了认定。在单位层面上,就发展规划、组织架构、关键岗位与人员管理、会计与信息系统等五个方面,不同程度的存在控制文档不全、风险控制措施不到位、文件制度不适应等不符合管理要求的现象,发现缺陷12项,其中设计缺陷和执行缺陷各5项、两种缺陷都存在的2项,认定重要缺陷7项、一般缺陷5项。审计结果表明,在单位层面上,学校整体运行与2016年评价时相比,仍存在重大风险和重要风险,风险控制能力虽有所增强但效果不显著。经审计发现,我校《内部控制管理手册(附录)》中63项三级业务流程,有风险的44项(“报告”附件二中有一项二级流程包含5项三级流程),占70%。“报告”附件二所列40项业务流程缺陷中,设计缺陷4项,执行缺陷26项,两种缺陷都存在的10项,认定重要缺陷14项、一般缺陷26项。审计结果表明,在控制流程的设计和运行中还存在大量的设计和执行缺陷,流程设计不完善、执行性不强的现象仍然存在;控制流程执行不力的现象大量存在。因此,我校加强内部控制,防范各种风险的任务仍然很重。

(三)全面审查涉及本单位的内部控制流程的设计与执行情况

全校各单位都涉及到经济活动的控制流程,从物资采购到办公用品、实验实习等各种设备、物品的管理使用,都是经济活动控制流程中的一个环节。教学管理和科研管理的内部控制更是与广大教职工密切相关。本次审查,除了依照《内部控制管理手册》(含附录)和《内部控制评价手册》中涉及到的控制流程,同时也要在审查中发现应建未建的其它业务流程,并根据本单位工作需要,提出意见和建议。通过审计后续整改工作,对现有内部控制体系进行改进和完善,妥善解决大家提出来的问题,真正实现内部审计的监督、评价和建议职能和审计工作的服务、增效的价值。

二、统一思想,明确内部控制流程设计的基本原则,提升意见和建议指向准确性

《内部控制建设工作方案》(校发字[2016]154号)明确指出:我校要“建立权责一致、制衡有效、运行顺畅、执行有力、管理科学的内部控制体系”。在此基础上,需要进一步明确流程设计的以下几个基本原则:

(一)权责一致、制衡有效、“谁签字、谁负责”的权责原则

在内部控制流程中,所有流程都有发起单位和发起人,发起人要对自己发起的项目签字认可,发起单位依据工作分工,负有审查和监督义务的人员也要在尽到审查和监督义务后进行签字认可,所有在项目运行中涉及到的单位及其责任人,尽到本单位的审查或监督义务后签字认可,以此类推,直至项目办结归档。此原则力求一线工作人员避免只做事无责任的现象,又避免其他人员对一线工作的不良职务影响;审核和监督人员也避免不进行实质性审核或监督、只签字不担责的现象,保证项目从发起到结束,都有一线工作人员、审核人员、监督人员共同协调完成,有效规避风险。

(二)运行顺畅、执行有力、“程序简捷、一人一签”的简捷原则

在流程设计力求简捷,避免重复审查、重复签字和冗余的多次审查、多部门审查。尽是简化不必要的论证、审查和签字,强调以实质性的论证、审查、监督严控运行风险,简化不必要的、象征性的、无实质意义的审查、监督签字程序,提倡“一件事一人只签一次字”。

(三)“信息多跑路、群众少跑腿”的信息化智能原则

我校OA系统开始运行后,信息化工作得到大力提升。在内部控制中,更要注意加大信息化流程的设计,能够通过信息化解决的流程,必须进行信息化设计,自动形成信息化电子文档,直至最后项目完结归档。必须纸质材料时,也应当将纸质材料通过扫描或其它方式,转化为符合规范要求的电子文档在内部网络系统上运行(涉密的事项除外),并能够自动存档,然后将纸质材料按规定存档。

三、加强组织领导,认真汇总和梳理群众提出的意见和建议

(一)充分发扬民主,认真发动群众参与并支持学校内部控制建设

各单位负责人,应当充分发动群众,让大家把内部控制建设中存在的不符合现代管理效率要求的现象和问题提出来,把对内部控制的困惑、需求、疑虑提出来,把在内部控制流程中执行的难点提出来,认真倾听群众呼声,关注群众关切,走群众路线,用集体智慧解决问题。

(二)全面分析和梳理群众提出的任何有效的意见和建议

在征求群众意见的基础上,各单位负责人要注意领导班子集体作用的发挥,以适当的方式对涉及本单位内部控制流程进行审查和分析,查找缺陷存在的原因及流程改进措施,审查是否需要对本单位的相关程序进行修订和完善等,并对梳理后的意见和建议形成文字材料,必要时文字材料可以经党政联席会议或行政工作会议讨论。《关于开展学校内部控制审计的通知》(校办字〔2018〕21号)附件2所列举的自我评价重点单位,除做好以上工作外,还要结合自己主要承担的工作流程,逐项审查设计和运行中的不合理的地方,分析原因并提出修订意见和建议,经过本单位适当的集体讨论方式,形成文字材料。

文字材料提倡电子文档,但必须在文档结尾署名具体责任人和领导责任人的名字,并得到责任人本人认可。电子文档直接通过学校广迅通发送至审计处。

发送截止日期:2019年3月20日

审计处联系人:贾洁

                                                           校长办公室

                                                          2019年3月7日

附件1:对现有内部控制流程的征求意见表(参考)

2:需要增加的控制流程(参考)

附件【20190116河南科技学院内部控制审计后续整改工作征求意见的通知(附件).docx已下载
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